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Novità e tendenze 1723

Prendi questa, ufficio senza carta!

Davanti a me c'è un blocco note. E di fianco, una stampa fronte/retro in bianco e nero di questo articolo. Perché? Perché gli errori si vedono più facilmente sulla carta che sullo schermo. La mia scrivania è sommersa di post-it e altri documenti. C'è anche del tè, svariati cavi, un po’ di cioccolato, un muffin al lampone, caffè, fazzoletti, gomme da masticare, giocattoli e dell’Energy Milk. Insomma, il caos totale. E questo solo perché sono seduto in un «ufficio senza carta»!

A questo punto penserai che potrei mettere i miei effetti personali da qualche altra parte. Magari! Il problema è che, quando cerco di aprire il primo cassetto della mia cassettiera, mi rendo conto di non averne una. Allora mi autoconvinco che non è poi così male (WTF!), perché ho appena iniziato a lavorare qui e mi ci vuole un po' di tempo per abituarmi. E può succedere che l’azienda abbia bisogno di due mesi per fornire tutti i mobili.
Subito dopo, però, vengo a sapere che i nuovi dipendenti non riceveranno una cassettiera per la loro scrivania. Il motivo: si tratta di un «ufficio senza carta».

Come se avessi mai avuto bisogno di un cassetto per riporre le scartoffie dell’ufficio. Finora l’avevo sempre visto come quella parte dell'arredamento che dava un po' di privacy sul lavoro. Il pacchetto grande di fazzoletti ne faceva parte tanto quanto il tè, il cioccolato per le emergenze, un ombrello e altre cose che non voglio elencare.

L’ufficio senza carta: la definizione

L'idea di un ufficio senza carta è nata negli anni Settanta.

Sapevi che il 24 ottobre si celebra il «World Paper Free Day», cioè la Giornata mondiale senza carta? Nemmeno io. Lo trovo comunque molto significativo, però, perché tutti gli altri giorni festivi mi danno parecchio sui nervi. Non è ipocrita regalare fiori (troppo cari) alla tua ragazza/moglie solo a San Valentino? Perché comprare regali per Natale quando in realtà si tratta semplicemente del solstizio d'inverno, che i cristiani hanno posticipato di tre giorni dopo l'evangelizzazione dell'Europa? Perché elargire caramelle per Halloween, quando i bambini nel mondo occidentale già soffrono di dolori articolari all'età di dodici anni?

Ma prima di fare una digressione epica, ecco la definizione dell’ufficio senza carta. L'ufficio è privo di carta...

  • ...se tutti i documenti vengono conservati in forma elettronica.
  • ...se i documenti vengono trasmessi esclusivamente elettronicamente.
  • ...se si utilizzano firme elettroniche legalmente valide (non più firme fatte a mano).
  • ...se i vecchi documenti cartacei sono stati digitalizzati e archiviati (non più fisicamente).

Cari alberi, vi prometto che mi impegnerò a usare meno carta possibile per pulire il mio didietro.

In Svizzera, il legno abbattuto viene sempre ripiantato altrove.

Circa un terzo della superficie svizzera è coperto da foreste. Dal 1876 è in vigore una legge sulle foreste (ex legge federale sulle foreste) che disciplina la protezione contro la deforestazione e il disboscamento. Questo garantisce che nel nostro Paese le foreste disboscate siano sempre rimboschite altrove.

Ogni volta che uso la carta, mi sento in colpa. Perché la carta ricavata dal legno è tutt'altro che sostenibile. La canapa o il lino crescerebbero molto più rapidamente e permetterebbero di ottenere prodotti più ecologici, ma ciò che ha funzionato per migliaia di anni non trova necessariamente posto in un sistema capitalista. Per questo motivo la nostra economia rinuncia a tutto ciò che porta pochi soldi.
Perché rivestire di smalto ogni padella, quando il teflon si danneggia tre volte più velocemente e dopo pochi anni costringe il cliente a tornare in negozio? Perché dotare le lampadine di tungsteno se poi bruciano per più di 100 anni? Perché costruire una rete di stazioni di rifornimento a idrogeno in Europa finché si può guadagnare con benzina e gasolio?

L'ufficio senza carta mi sta molto a cuore, anche perché mi piace abbracciare gli alberi. Eppure, non posso e non voglio rinunciare alla carta nel 100% dei casi. Però cerco di utilizzarne il meno possibile, sia in bagno che in ufficio.

A proposito:
in Svizzera, vengono prodotti 700 kg di rifiuti all'anno pro capite, di cui 194 in carta. In media ogni cittadino svizzero consuma 11,7 kg di carta igienica.
Gli svizzeri sono i campioni mondiali del riciclo. Ma è piuttosto ipocrita vantarsene, considerando che siamo sempre noi a produrre il maggior numero di rifiuti pro capite! A nostra discolpa possiamo dire anche che molti Paesi pubblicano statistiche incomplete. Se facciamo una passeggiata per le foreste italiane, insieme ad alberi e animali possiamo ammirare vecchie lavatrici, pneumatici e altri rifiuti.

La carta serve: vai con i coriandoli!

Ci sono poche ragioni per lanciare i coriandoli, ma ce ne sono decisamente di più per usare la carta in ufficio.

Sì, cari amici di Basilea, cosa ne pensate di vietare il lancio di coriandoli l'anno prossimo? Non lo chiedo solo per ragioni ecologiche; sono anche un po' stanco di dovermi grattare e graffiare (!) tutto il corpo a causa del prurito.

Sprechiamo le nostre materie prime come se avessimo più di un pianeta. Quindi è bene reagire e, per esempio, trovare soluzioni come l'ufficio senza carta (o addirittura abolire il neoliberalismo, subito). Ma la carta è ancora necessaria in molte situazioni. E il fatto che le vendite delle stampanti non siano stagnanti lo dimostra.

Ecco perché abbiamo ancora bisogno della carta in ufficio:

  • quando bisogna correggere dei documenti, gli errori sono più facili da rilevare. Il flusso di lavoro è anche più veloce grazie agli elementi evidenziati e alle note scritte a mano.
  • dopo aver tenuto una presentazione, un documento stampato riceve più attenzione di un'e-mail.
  • ti senti più tranquillo con i biglietti del viaggio di lavoro stampati. Come fai a salire in aereo se la batteria dello smartphone si scarica?
  • i biglietti da visita in formato digitale sono piuttosto inutili.
  • è più bello inviare inviti personali o biglietti di auguri in forma cartacea.
  • le foto stampate ne aumentano il valore sentimentale.
  • fare brainstorming senza blocco note rallenta il flusso di pensieri.

I produttori di stampanti continuano a incassare ottime vendite, anche nel 2018. La cosa non sorprende, perché a differenza degli anni '90, non sono più necessariamente progettate per durare nel tempo. L'ho dovuto sperimentare sulla mia pelle non molto tempo fa:
non sto cercando di mandare messaggi subliminali a Samsung, ma il mio LaserJet è morto due settimane fa, subito dopo la scadenza della garanzia*. E la cosa mi puzza di Ops!, la garanzia è scaduta proprio nel momento più opportuno. Così ho abbandonato Samsung e ho messo le mani su una stampante multifunzione del marchio Brother. Vediamo se Brother offre ancora la stessa qualità degli anni '90 (ci risentiamo al più tardi tra 5 anni per dirti se sono soddisfatto).

* Avevo appena sostituito la cartuccia, che non mi è sembrata proprio economica. Appena 50 stampe più tardi, era già finita. Il foglio è pieno di strisce perché l’inchiostro non voleva saperne di esaudire i miei desideri.

Cattiva coscienza, mi segui anche in bagno?

Grazie a questo sistema, noi, come individui, non abbiamo praticamente alcuna influenza sull’impatto ambientale quotidiano delle nostre aziende. Ma possiamo fare qualcosa nel nostro piccolo. Più persone prestano attenzione al loro consumo di legno e di altre materie prime, più è probabile che questo pensiero prenda piede collettivamente.
Sì, credo davvero nella teoria del caos e che, come editore, nel mio piccolo ho il potere di cambiare segretamente il mondo. Una sola fiamma può essere sufficiente per innescare un incendio. Più esprimiamo la nostra opinione sull’ambiente che ci circonda, maggiori saranno le possibilità che la nostra idea sia ben accolta e diffusa.

Ma, per ora, non credo che un ufficio senza carta abbia molto senso. Naturalmente, se usata in modo corretto e sostenibile, la carta serve. Nel posto giusto e al momento giusto, può anche essere carta a cinque strati.

Mi auguro che queste linee di bilancio diano adito a una riflessione. E che l'azienda possa ancora ripensarci e darmi una bella cassettiera per la mia scrivania.

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La mia musa ispiratrice si trova ovunque. Quando non la trovo, mi lascio ispirare dai miei sogni. La vita può essere vissuta anche sognando a occhi aperti.

17 Commenti

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User ChrisDeath

Nette Definition vom papierlosen Büro, aber da steht nix davon, dass man keinen Korpus unterm Schreibtisch mehr haben darf...also irgendwie hat's da ne Argumentationslücke vom Unternehmen... ;)

05.03.2018
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User dplanet123

Woher stammt die Weisheit "Beim Korrigieren von Dokumenten fallen gedruckte Fehler schneller ins Auge"? Gibt es Studien dazu? Oder ist dies einfach die persönliche Erfahrung des Autors und von vielen, die gerne am Papier festhalten wollen? Ich behaupte, dass man Fehler auf einem guten und grossen Bildschirm genau so schnell sieht, das ist einfach eine Übungssache. Und wenn das Korrekturprogramm eingeschaltet ist, sieht man sogar mehr Fehler ;-)

05.03.2018
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User Anonymous

Bin deiner Meinung. Wenn ich was drucke, dann nicht um zu schauen ob ich Fehler habe sondern gleich als Originaldokument.

05.03.2018
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User Philfreeze

Ich musste es kürzen weil Zeichenlimit:
"Empirical investigations of the area have suggested five possible differences between reading from screens and paper. As a result of the variety [...] definitive conclusions cannot be drawn. It seems certain that reading speeds are reduced on typical VDUs and accuracy may be lessened for cognitively demanding tasks. [...] With respect to reader preference, top quality hardcopy seems to be preferred to screen displays, which is not altogether surprising."

05.03.2018
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User Philfreeze

Source: ischool.utexas.edu/~adillon...

Und noch eine Studie, ich kann sie aber leider nicht anschauen:
journals.sagepub.com/doi/ab...

Diese Studie sagt das die Position des Monitors auch extrem wichtig ist (wie ein Buch wäre die beste Position nach ihnen):
ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/267...

Die Studien sind von 2008 bis 2016 also relativ aktuell (wenn wir von Computer Monitoren reden zumindest).

05.03.2018
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User Philfreeze

TLDR:
Es sieht so aus als wäre Papier wirklich das bevorzugte Medium besonders wenn man etwas kompliziertes überarbeiten will.

Ausserdem bietet das Papier den Vorteil, dass es viel flexibler ist als (fast) jedes Programm. Man kann überall Notizen machen, Sachen umkreisen, unterstreichen etc.
Für Sachen wie elektrische Schemas ist dies besonders hilfreich da es so den Überarbeitungsprozess schneller machen kann.

05.03.2018
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User speedy_86

@Philfreeze: wollte die erste Studie anschauen, allerdings haben von der SWITCHaai nur die ETH Zürich und die Unis Bern, Neuenburg und Lichtenstein Zugriff. Mit meinem Benutzer der FHNW kann ichs nicht anschauen.

06.03.2018
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User maxmustang

Das Papier, das trotz allem ins Haus flattert, und wichtig ist, scanne ich neu mit dem genial rasanten Fujitsu ScanSnap iX500 automatisch in durchsuchbare pdf's ein. Die Papiere schmeiss ich in eine Schachteln pro Jahr, dies falls alles elektronische mal einen Gau erleiden sollte. Macht Spass!

05.03.2018
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User info

Darf ich fragen mit welchem Programm/System du deine Dokumente verwaltest? Ich verwende momentan Evernote bin eigentlich auch ganz zufrieden damit, bin aber immer auf der Suche nach besseren Lösungen :)

18.05.2018
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User maxmustang

Sorry, ich benutze keins. So bin ich nicht abhängig. Man legt Dokumente ab um sie wiederzufinden. Das geht am schnellsten mit der normalen Windowssuche, entsprechende Dokumente mit dem gewünschten Inhalt erscheinen dort ruckzuck. der Ordner der pdfs muss nur indexiert werden, einmalig einfach konfigurieren in Windows. Flache Ordnerstruktur, habe nur eine Ebene (swica krankenkasse, xx krankenkasse digitec) so muss man nicht dauernd umorganisieren umbenennen. Beginn Dateiname Datum. Viel Spass!

19.05.2018
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User AN602

Naja, wenn ich kann, dann schaue ichs chon zu, dass ich nicht mit papier arbeiten muss, klar, ich hab auch unendlich viele Post-Its, aber so viele dokumente habe ich einfach nur noch als PDFs, und ausserdem, Word kann RS besser als ich ;)

06.03.2018
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User speedy_86

Aber kann Word besser komische Satzstellungen erkennen als du? Und wenn Fremdwörter ins Spiel kommen ist Word schnell mal verwirrt.

06.03.2018
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User Anonymous

"Nach dem Halten einer Präsentation findet ein ausgedrucktes Handout mehr Beachtung, als ein per E-Mail geschicktes."
nope.jpg

31.03.2018
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User skyward001

There is time for 5-ply paper sometimes. There is time for this kind of shitty aryicles Luke this one sometimes.
It's not all about shit, my guy.
Your thought could have been much more evolved on the use of paper in the office and the administration in general.

Your article is talking to say nothing.
My opinion. Sorry for you.

R

23.03.2018
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User skyward001

Talking to say nothing. You constantly talk about s***, as your article is.
You could have seriously had more evolved on the use of paper in the office and the administration. There was a lot more to say about paperand digital use, like the legally binding documents.
Talking to say nothing. Hopefully paper is not used to write down such empty article.

Sincerely,

R

23.03.2018
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User JTR.ch

Bringt mir ein papierlose Lösung die so flexibel ist wie Papier. Ich arbeite als Konstrukteur im Anlagebau. Ohne Papier wäre ich aufgeschmissen. All die elektronischen Lösungen kommen immer noch nicht ans Papier heran. Allen voran die Lesbarkeit leidet massiv.

31.03.2018
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